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自从使用了金山文档,办公效率有了质的飞跃

发布时间:2018-12-07   分类: 新闻   浏览次数:13  16px  14px  12px

 

高绩效的员工必须具备优秀的办公室软件应用的能力,并能有效的利用办公软件提升自己的工作效率和表现,真正发挥办公软件对工作业务开展的推动作用。我每天的工作都离不开办公软件,因为办公软件好不好用直接决定了我的饭碗能不能拿稳。

当然,平常办公仅仅用Word码字还不够,有时还要用到Excel和PPT,完成工作中的一些其他内容。对我们来说,一款好的办公工具可以事半功倍。

谈到国内办公软件市场,可谓是群雄争霸,玩家众多。既有“国际范”微软,也有“实力派”WPS文档,还有“偶像派”腾讯文档和“文艺范”石墨文档。微软Office和WPS文档可谓是“老面孔”,而石墨文档和腾讯文档算是“后起之秀”。

这些在线文档的共同特点是在线,不需额外下载软件,在浏览器里即可使用。同时,它还能确保协作和分享更自由,进行实时编辑与修改,多人参与。并且,在线文档更安全,内容存在云端,文件不丢失。

提起在线文档,小编可是过来人:微软Office 365常伴多年,又用过WPS文档和腾讯文档,还用过石墨文档。

2年前,小编狠下心来花了一笔“巨资”,买了一台笔记本戴尔XPS 13,里面预装Office365家庭版,可以免费使用Word、Excel和PPT。如果常坐办公室,Office三件套用来个人办公还是挺不错的,写写文章、填填表格、做做PPT不在话下。

但是,相比国内同类产品,微软Office 365相对较高的价格和本地化服务功能的不足,让不少用户转投别家。并且,移动端的不足,让Office365成为PC端的“巨人”,移动端的“矮子”。

因此,考虑Office365的替代产品,就需要从WPS文档、腾讯文档和石墨文档中挑选。虽然这三款产品看起来相似,但是用起来还有很大差别,对场景的覆盖也不近相同。

早起的上午:多文档切换让人焦头烂额

一到冬天,北京是“云雾缭绕”,“宛如仙境”。早起,走在大马路上,几乎“伸手不见五指”,都是雾霾惹得。好不容易到公司,打卡,开启一天的工作。

打开Word,开始码字。没过一会儿,电脑有通知,老大发来一个文件,是Office格式。点一下WPS,直接切换到本地Office客户端打开和编辑,这种无缝衔接,工作起来真顺溜。用腾讯文档,则要先导出为本地文件,然后才能使用本地Office打开编辑。仅仅是多了一道程序,不仅办公体验变差,而且效率大大降低。

(第一张图为腾讯文档,第二张图为WPS)

打开后,是一封邀请函:一家IT公司的服务器新品发布会,活动时间是下午14:00-16:00,下午得外出了。于是把邀请函直接加密,保存在云端,这样好查看。结果传到腾讯文档时,需要先解密再上传,这样真费劲,还是用WPS试试吧,可以直接上传加密文档,还是这样方便。

又花了一个小时,文章终于搞定。但是标题起了好几个,不确定用哪一个。这时,把老大和几位同事纷纷拉进来,大家共同编辑,出出主意。多人协作确实管用,不过腾讯文档超过几百位协作者管理起来就很困难,而WPS则可以轻松管理1200位协作者。

刚写完文章,又要填上周自媒体运营数据了。自今日头条火了后,包括一点号、大风号、大鱼号、网易号、企鹅号、百家号和搜狐号纷纷出现,作为科技小编,自然也要运营自媒体账号。

每周一总结上周数据,包括阅读量、粉丝数、推荐量、评论量和转发量等一些数据。老大发来一张Excel表格,在浏览器打开,共同编辑,每个人填自己的。填完后,需要阅读总量,合并单元格,腾讯文档和石墨文档只有合并单元格,而WPS则有4种合并单元格方式。

(WPS单元格4种合并方式)

很快,大家就填完了,我填的数据在哪,WPS单元格直接定位找到阅读总量,然后高亮显示,这样看起来就方便多了。

(上图为移动端和PC端的单元格定位和高亮显示)

填完后,还需要汇总等,这就需要用到函数,比如求和函数等。目前,WPS支持500多个Office全函数,而腾讯文档支持49个。幸好,我这只是普通的求和,一旦用到更多的函数,只能靠WPS了。

中午吃饭的时候,休息一下看看新闻,科技新闻里有一个最近的新闻,是比较在线文档功能的测评。嗯,不服跑个分?

某评测跑分

这份WPS文档和腾讯文档的对比,为了定量研究还特地做了评分表。以WPS2019桌面版为满分6000,分别从兼容性、显示性、和功能性上进行打分。满分每项2000,用以做在线文档的对比。从表里可以直观地看出来,WPS文档在兼容性是和桌面版完全一样,显示和功能性上没有桌面版那么全面,但总体性能可以达到80%,而腾讯文档整体打分也只有不到2100分,功能在桌面版的30%左右。

外出的下午:边走边干 不用加班

忙碌的上午终于快要过去,于是打上滴滴到地铁站,准备坐地铁到发布会酒店。坐上车后,突然忘了发布会在哪,赶紧打开WPS文档,看看最终目的地。云端保存,PC、手机和平板多设备同步,随时查看,非常方便。

刚上地铁,收到同事发来的一份Word文档,需要修改。于是先打开Word,WPS可以调整自适应手机,看着更舒服。修改内容,WPS的语音批注功能就能派上用场,打开文章,看了一遍,发现有问题的地方用语音快速批注,同事也能实时看到批注情况,减少等待时间。

(WPS移动端自适应手机)

对一个文字工作者来说,语音批注功能绝对是“大杀器”,解决了人们在移动端修改内容的难题。目前,腾讯文档和石墨文档还没有语音批注类功能。

(手机语音批注)

在发布会现场,这家服务器厂商邀请了很多人,包括客户、合作伙伴和媒体及分析师等。当一家专业机构分析师演讲完毕后,大家觉得干货满满,纷纷要求分享PPT,更多地了解相关内容。他利用WPS在大屏幕上分享二维码,其他人扫码就能获取PPT,轻松解决面对面文档传输问题。

这里发布会刚结束,就收到通知,编辑部开例会。正好可以试试WPS的会议功能,它替代了传统的电视视频会议,使用WebOffice的会议功能,可以随时随地远程开会,各端同步播放PPT,实时同步显示幻灯片上的画笔、激光笔,同时保持语音通话。

开完例会,走上地铁,该回家了!

写在最后:工欲善其事 必先利其器

WPS文档和腾讯文档在基础办公方面差不多,但是各有各的优势。腾讯文档基于已有的社交关系链,可以充分发挥QQ和微信的用户基数优势,在分享、权限配置方面占据优势。

同时,WPS文档的兼容能力更胜一筹,不仅覆盖Office全组件,而且能做到在线文档与Office格式一致。另外,手机语音批注、会议功能和扫码录入等都是WPS文档让人眼前一亮的功能。因此,哪款在线文档更适合办公,我就不必多说了!

 

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